Eine erfolgreiche Mitarbeiterplanung ist komplex und hängt von vielen Faktoren ab. Probleme entstehen dann, wenn falsche Entscheidungen getroffen werden – sei es aufgrund fehlerhafter Kalkulationen oder wegen verlorenem Überblick.
Unter dem Strich geht es bei der Personalplanung vor allem um die Prognose des zukünftigen Arbeitskräftebedarfs, der aufgewendet werden muss, um die Geschäfte gewinnbringend am Laufen zu halten. Dieser Bedarf ist von verschieden latenten Grössen abhängig: Wie ist der kurz- bis langfristige Arbeitsaufwand? Wie sieht in nächster Zukunft das Wachstum des Unternehmens aus? Mit welchen Personalausfällen (Krankheit, Ferien etc.) oder saisonbedingten Schwankungen sind zu rechnen? An welchen Standorten positioniere ich die verschiedenen Mitarbeiter-Teams? Welches sind die unterschiedlichen Personalkostentreiber bezogen auf die jeweiligen Standorte und deren Steuergesetze? Welche Auswirkungen haben Inflation und allgemeine Lohnerhöhungen auf die Personalkosten?
Die Verknüpfung dieser Faktoren und die daraus resultierenden Kalkulationen sind komplex und haben einen direkten Einfluss auf die relevanten Finanzzahlen.
Kein Fall für Excel
Obwohl sich die meisten Finanz- und Personalplaner dieser Komplexität bewusst sind, wird der koordinierten und integrierten Planung der Mitarbeiterkosten noch immer viel zu wenig Gewicht gegeben. Viele Unternehmen planen auch in diesem Bereich nach wie vor mit unabgestimmten Excel-Spreadsheets – was eine übergreifende Integration verschiedener Geschäftsbereiche und einen konsistenten, genauen und transparenten Überblick schwierig macht.
So stellen sich den Finanz- und Personalplanern oft die gleichen Herausforderungen:
- Es sind gleichzeitig mehrere Spreadsheets im Umlauf, die ungleiche Daten aufweisen
- Verschiedene Abteilungen und Divisionen arbeiten mit unterschiedlichen Systemen
- Die Mitarbeiter-Stammdaten sind unvollständig und uneinheitlich und es fehlen relevante Daten
- Es fehlt die Transparenz bei relevanten Kostenelementen
- Umso mehr individuelle Angaben zu den einzelnen Mitarbeitenden gemacht werden, desto unübersichtlicher wird die Darstellung
- Grössere Personalfluktuationen (Neueinstellungen, Abgänge, Verschiebungen) bringen das System an seine Grenzen
- Eine integrierte Berechnung der Personalkosten (Löhne, Sozialabgaben, Steuern, Benefits, Boni, Provisionen etc.) ist sehr komplex
- Fehlende Integration der Personalkosten in das Financial Core Model des Unternehmens (Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow)
Zusammengefasst lässt sich sagen: Den meisten Firmen fehlt eine integrierte Personalplanung, die schnell auf rasch ändernde Rahmenbedingungen reagieren kann und auf die gesamte Finanzplanung des Unternehmens abgestimmt ist.
Lösung in Sicht
Eine integrierte Personalplanung setzt als Basis eine zentrale Datenbank mit allen relevanten, aktuellen Mitarbeiterdaten voraus. Dafür gibt es Softwarelösungen, die vordefinierte Applikationen mit einem einfachen Einspeiseprozess zur Verfügung stellen und alle nötigen Daten in einem einzigen Trusted Hub vereinen.
Der Vorteil solcher Tools: Sie sind standardisiert und bieten allen Personen, die darauf Zugriff haben, volle Transparenz über die relevanten Daten, Kosten und Treiber. Wurden die Mitarbeiterkosten einmal als Key Driver des Unternehmens definiert, werden diese automatisch in die übrigen Finanzkalkulationen miteinbezogen. Dies ermöglicht eine uneingeschränkte Berechnung des Personalbedarfs über verschiedene Abteilungen und Divisionen hinweg.
Eine dadurch gewonnene einheitliche Kalkulation erhöht nicht nur die Genauigkeit und Vergleichbarkeit der Resultate, sondern lässt auch präzise Simulationen und Szenario-Berechnungen zu. Und das ist das A und O für ein erfolgreiches Human-Resource-Management.
