Welche Informationen die Geheimhaltungspflicht umfasst, muss im Einzelfall aufgrund der konkreten Situation bestimmt werden. In der Praxis ist die Umgrenzung häufig nicht einfach. Grundsätzlich fallen alle Kenntnisse unter die Geheimhaltungspflicht, die nicht Gegenstand des Allgemeinwissens sind. Die Pflicht zur Geheimhaltung gilt auch nach Beendigung des VR-Mandats weiter.
Top Secret
VR-Mitglieder tun gut daran, sich an die Faustregel zu halten, dass alles, was im Verwaltungsrat diskutiert und entschieden wird, so lange geheim ist wie die Gesellschaft will. Dabei ist das VR-Gremium der oberste Geheimnisträger: Der Verwaltungsrat entscheidet, wer allenfalls in welchem Rahmen und gegenüber welchen Personen von der Schweigepflicht entbunden ist. Er entscheidet, welche Tatsachen zur Veröffentlichung oder Bekanntgabe an Dritte freigegeben werden.
Als vertraulich dürften regelmässig Informationen über die Finanz- und Liquiditätslage, Kostenrechnungen, strategische Pläne, Ziele und Ausrichtungen, betriebswirtschaftliche Konzepte, Vorbereitung von Übernahmeangeboten, Verhandlungen mit Kunden, Lieferanten und Konkurrenten oder Produktionsverfahren gelten. Kurz: Alles, was im Interesse der Gesellschaft geheim zu halten ist.
Treuepflichtverletzung
Der Verwaltungsrat, der Gesellschaftsgeheimnisse verrät, verletzt seine gesetzliche Treuepflicht unabhängig davon, ob er die Verletzung im eigenen oder in einem fremden Interesse begeht. Die Treuepflichtverletzung (inkl. Gleichbehandlungspflicht der Aktionäre) kann zur Organhaftung des Verwaltungsrats führen. Ist die Geheimhaltungspflicht in einem Mandatsvertrag oder im Organisationsreglement näher geregelt und allenfalls sogar mit einer Konventionalstrafe verbunden, haftet das VR-Mitglied auch vertraglich resp. aufgrund des Reglements für seine Verletzungshandlung.
Da die Geheimhaltungspflicht gesetzlich nicht explizit geregelt und Ausfluss der allgemeinen Treuepflicht des Verwaltungsrats ist, empfiehlt es sich, sie allenfalls in separaten Mandatsverträgen oder im Organisationsreglement zu regeln. Insbesondere dann, wenn die Geheimhaltung für die Gesellschaft von besonderer Bedeutung, sprich das Schädigungspotential besonders hoch, ist. Die Verletzung der Geheimhaltungspflicht kann vertraglich mit einer Konventionalstrafe verbunden werden. Nötigenfalls ist es sinnvoll gewisse Diskussionen und Entscheide im Verwaltungsrat auch zuhanden des Protokolls ausdrücklich als geheim zu erklären.
Strafrecht
In schweren Fällen kann die Verletzung der Geheimhaltungspflicht den Straftatbestand der Verletzung des Geschäfts- und Fabrikationsgeheimnisses (Art. 162 StGB) erfüllen. Diesfalls kann das VR-Mitglied auf Antrag mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe (inkl. Strafregistereintrag) bestraft werden.
Praxistipps für VR
- Betrachten Sie alles, was Sie im Rahmen Ihres VR-Mandats erfahren, als geheim.
- Beachten Sie die Geheimhaltungspflicht sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Umfeld.
- Sensibilisieren Sie sich und Ihre VR-Kollegen für das Thema.
- Behandeln Sie auch Ihre VR-Dokumente als geheim und ermöglichen Sie Dritten keinen Zugriff.
- Die Geheimhaltungspflicht gilt auch gegenüber anderen VR-Gremien.
- Die Geheimhaltungspflicht gilt auch für den fiduziarischen Verwaltungsrat.
- Die Geheimhaltungspflicht gilt auch im Rekrutierungs- oder Assessmentverfahren für weitere VR-Mandate.
- Lassen Sie sich wenn nötig durch das VR-Gremium von Ihrer Geheimhaltungspflicht entbinden.
- Die Geheimhaltungspflicht ist kein Berufsgeheimnis i.S.v. Art. 171 StGB (Zeugnisverweigerungsrecht).
